Kuyumcu Programı Nasıl Seçilir? Has Altın ve Milyem Takibi

Kısa cevap: Kuyumcu programı seçerken tek bir soru diğerlerinin hepsinden önemli — stok ve cari hesap TL üzerinden mi, has altın üzerinden mi tutuluyor? Doğru cevap "has üzerinden". Altın fiyatı gün içinde bile hareket ettiği için TL'ye çevrilmiş bir stok ya da müşteri bakiyesi ertesi gün yanlış rakam gösteriyor. Bunun dışında bakılacaklar: milyem/ayar bazlı kayıt, hassas terazi entegrasyonu, işçiliğin ayrı takibi, hurda alımında milyem tespitinin kaydı, anlık altın fiyatı ve kur bağlantısı ve altın satışında özel matrah şekline uygun fatura kesebilmesi.

Normal bir ön muhasebe programı bunların hiçbirini yapmıyor. Kuyumculuk, hazır paketlerin veri modeline gerçekten sığmayan az sayıdaki işten biri; sebebini aşağıda tek tek açtım.

Önce terimler: milyem, ayar, has

Bu üç kelimeyi netleştirmeden program konuşmak mümkün değil.

Ayar, altının saflık derecesinin geleneksel ifadesi. 24 ayar en saf olanı.

Milyem, aynı saflığın binde cinsinden yazılışı. Programlar hesabı bunun üzerinden yapıyor:

Ayar	Milyem	100 gramın has karşılığı
24 ayar (has)	995–999,9	~99,5–100 gr
22 ayar	916	91,6 gr
18 ayar	750	75 gr
14 ayar	585	58,5 gr
8 ayar	333	33,3 gr

Has altın, saf altın karşılığı. Hesabı basit:

Has = Gram × Milyem ÷ 1000

Yani 40 gramlık 22 ayar bir bilezik: 40 × 916 ÷ 1000 = 36,64 gram has.

Kuyumculuğun tüm muhasebesi bu tek çevrimin üzerine kurulu. Program bu çevrimi her kayıtta otomatik yapmıyorsa, o program kuyumcu programı değildir.

Neden TL değil de has?

Bu, yazının en önemli bölümü.

Diyelim ki bir toptancıdan 500 gram 22 ayar mal aldınız ve bedelini henüz ödemediniz. Programınız borcunuzu TL olarak kaydetti: o günkü fiyattan, örneğin 2.400.000 TL.

Üç hafta sonra altın yükseldi. Borcunuz hâlâ programda 2.400.000 TL görünüyor. Oysa toptancı sizden 458 gram has istiyor ve bunun bugünkü karşılığı 2.700.000 TL. Aradaki fark, sizin göremediğiniz bir zarar.

Tersi de oluyor: müşteriye taksitli sattığınız altının bakiyesi TL sabitlenirse, fiyat düştüğünde müşteri lehine, yükseldiğinde aleyhine bir durum doğuyor ve tartışma çıkıyor.

Doğru kurgu: cari hesap has cinsinden tutulur, TL karşılığı sadece gösterim amaçlıdır. Aynı şey kasa için de geçerli; kuyumcunun iki kasası vardır — TL kasası ve has kasası.

Bu, cari hesap mantığının sektöre uyarlanmış hali. Genel cari hesap kavramını cari hesap programı yazısında anlattım; kuyumcudaki fark, birimin lira değil gram olması.

Programda olması gerekenler

Stok: çift birimli

Her ürün hem gram hem has olarak tutulmalı. Ek olarak:

• Ayar/milyem bilgisi
• Ürün grubu (bilezik, yüzük, kolye, sarrafiye, gramaj altın)
• Taş/işçilik ağırlığının ayrılması — taşlı üründe brüt ağırlık ile altın ağırlığı farklıdır; bunu ayırmayan program stoğunuzu şişirir
• Etiket ve barkod
• Vitrin / kasa / emanet gibi konum takibi

Hassas terazi entegrasyonu

Tartıdan okunan değerin elle yazılması, kuyumcuda en sık hata kaynağı. Terazinin doğrudan programa yazması hem hızlı hem güvenli. Alacağınız programın hangi terazi modelleriyle çalıştığını satın almadan önce sorun.

Hurda alımı ve milyem tespiti

Müşteriden altın alırken süreç şu: tartılır, ayarı tespit edilir, milyem üzerinden has karşılığı bulunur, alım fiyatı buradan hesaplanır. Program bu adımların hepsini kaydetmeli — özellikle tespit edilen milyem değerini, çünkü sonradan itiraz gelirse dayanağınız bu.

Karışık ayarlı hurda geldiğinde parça parça tartıp toplayabilmek de gerekiyor.

İşçilik

İşçilik ayrı bir kalem ve ayrı takip edilmeli: gram başına mı, adet başına mı? Alışta ödenen işçilik ile satışta alınan işçilik farkı, kuyumcunun asıl kâr kalemlerinden biri. Programda bu ayrı görünmüyorsa kârlılığınızı ölçemezsiniz.

Anlık fiyat ve kur

Programın gram altın, has altın ve döviz kurlarını otomatik çekmesi gerekiyor. Elle girilen fiyat, gün içi hareketli piyasada geride kalıyor. Fiyatın hangi kaynaktan alındığını ve ne sıklıkla güncellendiğini sorun.

Faturada özel matrah: atlanmayacak konu

Kuyumculukta KDV, alışılmış işleyişten farklı çalışıyor ve bunu doğru kesmeyen programlar sorun çıkarıyor.

Katma Değer Vergisi Kanunu'nda külçe altın teslimleri KDV'den istisna tutulmuş. Altından mamul ya da altın içeren ziynet eşyalarının tesliminde ise özel matrah şekli uygulanıyor: matrah, satış bedelinden külçe altın bedeli düşüldükten sonra kalan tutar — yani pratikte işçilik ve kâr kısmı.

Bunun program açısından anlamı şu: satış faturasında ürünün has karşılığının o günkü külçe bedeli ayrıştırılabilmeli ve KDV yalnızca kalan tutar üzerinden hesaplanmalı. Bu hesabı otomatik yapmayan bir programda her faturayı elle düzeltmek zorunda kalırsınız.

Vergi uygulamaları değişebiliyor ve ayrıntısı işletmenin durumuna göre farklılaşıyor. Faturalama düzeninizi mutlaka mali müşavirinizle birlikte kurun; program seçerken de "özel matraha uygun fatura kesebiliyor musunuz" sorusunu yazılı sorun.

e-Fatura ve e-arşiv tarafının nasıl değerlendirileceğini ön muhasebe programı yazısında genel olarak ele aldım.

Emanet, tamir ve sipariş

Dükkânda sizin olmayan ama sizde duran mal, kuyumculuğun en hassas kaydı. Üç ayrı akış var ve üçü de programda ayrı görünmeli:

Emanet. Müşteri altınını bırakmış, sonra alacak. Kaydında bulunması gerekenler: müşteri bilgisi, ürünün tanımı, brüt ve net ağırlık, milyem, teslim alma tarihi, teslim eden ve teslim alan kişi. Emanet malı stoğunuza karışmamalı — kendi malınızmış gibi görünen bir emanet, sayımı ve kârlılık hesabını bozar.

Tamir. Zincir kaynağı, ölçü küçültme, taş takma. Burada kritik olan fire: işlem sırasında kaybolan altın miktarı. Girişte ve çıkışta tartıp farkı kaydetmeyen bir düzen, müşteriyle tartışmaya açık. Tamir fişinde tahmini teslim tarihi de olsun; müşteriye "hazır" mesajı gönderebilmek basit ama fark yaratan bir ayrıntı.

Sipariş. Vitrinde olmayan bir ürünün istenmesi. Sipariş kaydı, alınan kaparo ve tahmini teslim süresiyle birlikte takip edilmeli.

Üç akışın ortak kuralı: sizde duran her gram, sahibiyle birlikte kayıtlı olmalı. Vitrin sayımı yaptığınızda emanet ve tamirdeki mal ayrı satırda görünmezse, sayım hiçbir zaman tutmaz.

Gün sonu kapanışı

Kuyumcuda gün sonu, normal bir perakendeciden farklı çalışıyor. Kapanışta bakılması gerekenler:

• TL kasa — sayılan nakit ile programın söylediği tutuyor mu?
• Has kasa — gün içinde giren ve çıkan has miktarı dengede mi?
• Gün içi alış/satış has dengesi — ne kadar has aldınız, ne kadar sattınız, aradaki fark stoğa yansıdı mı?
• İşçilik geliri — günün asıl kârı burada görünür
• Açık emanet ve tamirler
• Vadesi gelen cari borç ve alacaklar (has cinsinden)

Bu kapanışı her gün yapan kuyumcularda ay sonu sayım farkı neredeyse sıfıra iniyor. Ayda bir bakanlarda ise fark çıktığında hangi güne ait olduğunu bulmak mümkün olmuyor.

Müşteriye fiyatı nasıl anlatıyorsunuz?

Programın az konuşulan bir faydası da bu. Müşteriye tek bir rakam söylemek yerine dökümü gösterebilmek, hem güven veriyor hem pazarlığı kolaylaştırıyor:

22 ayar bilezik — 24,80 gr Has karşılığı: 22,72 gr Külçe bedeli: … TL İşçilik (gram başına …): … TL Toplam: … TL

Bu dökümü ekranda gösterebilen bir program, satış görüşmesini fiyat tartışmasından hesap konuşmasına çeviriyor. Aynı döküm faturaya da yansıdığında özel matrah hesabı zaten kendiliğinden doğru çıkıyor.

Müşterinin altın alım-satımını takip ettiğiniz durumlarda bilgilendirme mesajı da işe yarıyor: siparişi hazır olduğunda, tamiri bittiğinde, emanetinin süresi dolduğunda. Bunlar hizmet bildirimi olduğu için ticari ileti onayı gerektirmiyor; pazarlama mesajlarında ise kural farklı — ayrımı WhatsApp toplu mesaj yazısında anlattım.

Kontrol listesi

• Stok hem gram hem has olarak tutuluyor
• Ayar/milyem her kayıtta zorunlu alan
• Taş ve altın ağırlığı ayrıştırılabiliyor
• Cari hesaplar has cinsinden tutulabiliyor
• TL kasası ve has kasası ayrı
• Hassas terazi entegrasyonu var
• Hurda alımında milyem tespiti kaydediliyor
• İşçilik ayrı kalem olarak takip ediliyor
• Anlık altın fiyatı ve kur otomatik geliyor
• Özel matraha uygun fatura kesilebiliyor
• e-Fatura / e-arşiv entegrasyonu var
• Etiket ve barkod basılabiliyor
• Emanet ve tamir takibi var
• Vitrin sayımı yapılabiliyor
• Veri Excel olarak dışa aktarılabiliyor
• Yetki kırılımı var (çalışan alış fiyatını görmesin)
• Otomatik yedekleme çalışıyor

Sık yapılan hatalar

Genel ön muhasebe programıyla idare etmeye çalışmak. Has takibi olmayan bir programda kuyumcu, farkı Excel'de tutmaya başlıyor ve iki kayıt bir süre sonra ayrışıyor.

Cariyi TL tutmak. Yazının başında anlattığım sebeple, en pahalı hata bu.

Taşlı ürünlerde brüt ağırlığı altın saymak. Stok olduğundan fazla görünür, sayımda açık verirsiniz.

İşçiliği ürün fiyatına gömmek. Kâr kaynağınızı göremezsiniz.

Terazi entegrasyonunu sonraya bırakmak. Elle girilen gram değerleri, ay sonu sayımında çıkan farkların başlıca sebebi.

Vitrin sayımını seyrek yapmak. Kuyumculukta stok değeri yüksek ve parça küçük. Sayım aralığı uzadıkça farkın kaynağını bulmak imkânsızlaşıyor. Program hızlı sayım desteklemiyorsa bu iş yapılmıyor demektir.

Emanet ve tamir takibini deftere bırakmak. Müşteri malı sizde dururken kaybolan kayıt, hem para hem itibar kaybı.

Yetkileri ayırmamak. Alış fiyatını ve kâr marjını her çalışanın görmesi gerekmiyor.

Geçiş: mevcut düzenden programa

Kuyumcuda devir, başka sektörlerden daha hassas çünkü devrettiğiniz şey doğrudan para.

1. Kesim tarihinde tam sayım yapın. Vitrin, kasa, emanet ve tamirdeki her parça tartılıp kaydedilsin. Bu sayım, sisteminizin başlangıç noktası; eksik yapılırsa sonraki her rapor yanlış çıkar.

2. Her kalemi ayarıyla girin. Toplu "500 gram 22 ayar" kaydı yerine ürün bazında girin. Vitrin sayımının anlamı buna bağlı.

3. Cari bakiyeleri has cinsinden devredin. Toptancılara borcunuzu ve müşterilerden alacağınızı grama çevirip devredin, TL'ye değil. Devir öncesi karşı taraflarla mutabakat yapın.

4. Emanet ve tamirdeki malı ayrı girin. Stoğa dahil etmeyin.

5. İşçilik oranlarınızı tanımlayın. Ürün grubu bazında gram başına işçilik tarifenizi baştan girin; her satışta elle yazmak zorunda kalmayın.

6. İlk hafta çift kontrol. Gün sonunda programın söylediği has dengesiyle fiziksel durumu karşılaştırın. Tuttuğunu üst üste birkaç gün gördüğünüzde eski düzeni bırakın.

Hazır paket mi, size özel mi?

Kuyumculuk için piyasada sektöre özel hazır programlar var ve çoğu temel ihtiyaçları karşılıyor. Özel yazılıma yönelmenizi gerektiren durumlar:

• Üretim yapıyorsanız — döküm, cila, mıhlama aşamalarının fire ile takibi
• Toptan çalışıyorsanız ve bayi/müşteri cari yapınız karmaşıksa
• Şubeleriniz varsa ve şubeler arası mal transferi yoğunsa
• Kendi e-ticaret sitenizle stoğu birleştirmek istiyorsanız
• Mevcut bir sisteminizle konuşması gerekiyorsa

Bunlar yoksa hazır paket doğru seçim. Sektörel kurgumuzun neleri kapsadığını kuyumcu yazılımı sayfamızda ayrıntılı anlattık; diğer sektörler için hazırladığımız çözümlere ürünler sayfasından bakabilirsiniz.

Programın vaadini demo sırasında test edin; anlatılanla yapılan arasındaki farkı ancak kendi verinizle görürsünüz. Satıcının hazırladığı örnek dosya üzerinden yapılan sunum, sizin dükkânınızın gerçek karmaşasını hiçbir zaman göstermiyor.

Sonuç

Kuyumcu programı seçiminde kararı belirleyen tek soru var: birim ne? Programın dünyası liradan kuruluysa, altın fiyatının her hareketinde kayıtlarınız gerçeklikten uzaklaşıyor. Has cinsinden kurulmuş bir sistemde ise fiyat ne yaparsa yapsın stoğunuz, borcunuz ve alacağınız yerinde duruyor.

Bir hatırlatma daha: kuyumculukta yazılımın en büyük katkısı raporlarda değil, sayım farkının kaybolmasında oluyor. Her gramın nereden gelip nereye gittiği kayıtlıysa, ay sonunda açık aramakla geçirdiğiniz saatler tamamen ortadan kalkıyor. Bu kazanç, program ücretinin çoğu dükkânda ilk ayda karşılanması anlamına geliyor.

Demo alırken tek bir test yapın: bir toptancıdan mal alışı girin, üç hafta sonrasına gidip cari bakiyeye bakın. Rakam gram cinsinden sabit, TL karşılığı güncel geliyorsa doğru programdasınız. Kendi düzeninizi konuşmak isterseniz bize yazın.